Perbezaan Antara Setiausaha dan Resepsionis

Perbezaan Utama - Setiausaha vs Resepsionis
 

Setiausaha dan Resepsionis adalah dua jawatan penting dalam mana-mana organisasi di mana beberapa perbezaan dapat ditekankan. Kedua-dua jawatan ini mempunyai peranan, fungsi dan tugas yang berlainan untuk melakukan yang berlawanan dengan salah tanggapan popular bahawa ini adalah satu dan pekerjaan yang sama. Manakala seorang setiausaha adalah lebih daripada pembantu peribadi atau pembantu pentadbiran, seorang penyambut tetamu adalah orang pertama yang bertemu ketika dia memasuki sebuah organisasi. Marilah kita melihat perbezaan antara fungsi setiausaha dan penyambut tetamu.

Siapa Setiausaha?

Menurut Oxford English Dictionary, Setiausaha adalah pegawai pentadbiran dalam organisasi yang bekerja untuk menaip huruf, menyimpan rekod, dan lain-lain. Fungsi setiausaha berbeza-beza mengikut saiz organisasi. Sedangkan dalam sebuah syarikat kecil, dia mungkin perlu melakukan tugas ganda seorang penyambut tetamu serta setiausaha, dalam organisasi besar, dia adalah orang yang mengatur jadual bosnya, menerima dan membalas semua surat, bekalan pesanan, temujanji dengan bosnya, jenis surat penting dan sebagainya.

Setiausaha mestilah memiliki sekolah menengah atau diploma yang setara dan mesti mempunyai kemahiran menaip cepat. Banyak syarikat memilih untuk menyewa orang yang memiliki sijil tambahan kemahiran peringkat setiausaha. Kini mari kita beralih ke pemahaman tentang peranan penyambut tetamu untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang perbezaan antara kedua-dua mereka.

Siapa penyambut tetamu?

Resepsionis biasanya diperlukan untuk menyambut orang di meja depan dan mengarahkan mereka ke jabatan yang berlainan bergantung pada keperluan mereka. Dia juga adalah orang yang perlu menghadiri panggilan masuk dan menjawab pertanyaan dan juga untuk mendengar aduan. Orang yang ingin bertemu dengan orang penting dalam organisasi perlu bertemu dengan orang ini untuk mendapatkan tarikh dan masa mesyuarat.

Apabila anda membuat panggilan ke mana-mana syarikat, suara yang biasanya anda dengar ialah penyambut tetamu. Resepsionis perlu menghadiri semua pelawat dan mesti mempunyai personaliti yang menyenangkan, sikap membantu dan suara manis untuk menarik perhatian mereka. Dia mesti mempunyai etiket telefon supaya dia menghadiri semua pertanyaan perniagaan dengan kecekapan sepenuhnya dan mengubah permintaan kasual ke pelanggan sebenar.

Jelas sekali, terdapat perbezaan utama dalam peranan, tanggungjawab dan fungsi setiausaha dan penyambut tetamu.

Apakah Perbezaan Antara Setiausaha dan Resepsionis??

Takrif Setiausaha dan Resepsionis:

Setiausaha: Seorang pegawai pentadbiran dalam organisasi yang bekerja untuk menaip surat, menyimpan rekod, dan sebagainya.

Resepsionis: Seseorang yang menyapa dan berurusan dengan pengunjung ke pejabat.

Ciri-ciri Setiausaha dan Resepsionis:

Tugas:

Setiausaha: Setiausaha menganjurkan jadual bosnya, menerima dan membalas semua surat, bekalan pesanan, pelantikan jadwal dengan bosnya, jenis surat penting, dll.

Resepsionis: Resepsionis menyambut orang di meja depan dan mengarahkan mereka ke jabatan yang berlainan bergantung pada keperluan mereka. Dia juga perlu menghadiri panggilan masuk dan jawapan kepada pertanyaan dan juga untuk mendengar aduan.

Keperluan:

Setiausaha: Sijil kemahiran kesetiausahaan diperlukan.

Resepsionis: Kemahiran tertentu tidak diperlukan; Walau bagaimanapun, individu itu mesti mempunyai personaliti yang menyenangkan, sikap membantu dan suara manis. Dia juga harus cekap dalam karyanya.

Image Courtesy:

1. 32B Bendahari Setiausaha [Domain awam], melalui Wikimedia Commons

2. "Resepsionis" oleh Evan Bench dari paris, france - Penerimaan. [CC BY 2.0] melalui Wikimedia Commons